よくあるご質問にお答えします
Q. PDF作成には色々なソフトウェアがあるが、『自動変換＆加工』とは具体的にどのような機能なのですか？
- OpenFlowは、MS-Officeのファイルや画像ファイルをPDFに変換したり、PDFファイルの加工などを、バッチ処理形式で自動的に実行するツールです。
- 電子文書作成に関わる一連の作業を、一貫して自動処理するシステムですので、当社では『自動変換＆加工ワークフローシステム』と名付けています。
- OpenFlowはフォルダインターフェースを備えたサーバ型のアプリケーションです。
具体的には、変換･加工したいファイルを、制御ファイルと一緒にインフォルダに投入するだけで、結果が自動的にアウトフォルダに出力されます。
Q. コンポーネントとはどのようなものですか？
- コンポーネントとは、OpenFlowが持つ数多くの変換機能や加工機能を、ある単位で纏めたものです。OpenFlowは、メインアプリケーション上で、幾つかのコンポーネントを順次処理して自動処理を実現します。
- 電子文書作成に関わる処理を、コンポーネントの並びに置き換えて配置(これをJOBと呼びます）し、制御言語により目的の処理を自動実行します。
- コンポーネントの種類とそれぞれの機能は、OpenFlowのコンポーネント群をご覧ください。
Q. 必要なコンポーネントがわからないのですが？
- 導入に先立って、OpenFlowFit＆Gap分析(F＆G分析)を行い、必要なコンポーネントをご提案いたします。
- F＆G分析とは、御客様の文書管理業務フローとユーザニーズのヒアリングを実施して、必要なコンポーネントおよびJOBを抽出する作業です。
Q. PDF変換できるファイルの種類は？
- オフィス業務で最も多用されているMS-Officeが主対象です。
MS-Officeの Word、Excel、PowerPoint、画像系では、Tiff、BMP、jpeg、CAD(TIFF)、の各ファイルを変換します。
“紙”文書であれば、スキャナによるイメージファイルからの変換となります。 - 上記以外のアプリケーションのデータに関しましても、カスタムコンポーネントによるPDF変換が可能です。
- なお、Wordについては、見出しの情報を目次やPDFのしおりに変換できます。
またExcelのシートは、BOOK全体を印刷するイメージで、一つのPDFに変換されます。
Excelで見出しをつけ、しおりや目次にするオプションもあります。
Q. 現在手許にあるドキュメントをPDF変換･加工できれば、当面の目的は果たせるのですが…
- 現実のビジネスでは、このような問題で悩まれる例は多いのではないでしょうか。
OpenFlowは月額使用料制が基本です。PDF処理の終了時点で返却頂ければ、以降の料金は発生しません。 - ある期間だけの一時的使用、あるいは、従来の累積ドキュメントを基礎にしたデータベース構築など、さまざまなご要望にリーズナブルに利用いただけます。
- オプションとして、上位フォルダを指定してフォルダ階層に従って変換ファイルを探し当てる機能も選択可能です。一時的使用で大量のOffice文書などを短期間で一括変換したいというご要望にもお応えできます。
- 大量･複雑･一時的な負荷が大きいなどで、社内での業務処理にお困りの際は、PDF変換＆加工サービスを承ります。
Q. 文書管理システムや文書管理データベースとの連携に問題はないのですか？
- OpenFlowは、基本的にフォルダインターフェースですので、システム間連携は比較的容易です。
連携型でも独立型でも、フレキシブルに稼動できるのがOpenFlowの大きな特長です。 - 多くの導入例でも、DcumentumやDDM Suiteなどの文書管理ＤＢや、御客様環境に既存の文書管システムと連携しながら稼動しています。
- 既存システムとの連携では、数多くのＳＩベンダ様との協業で連携した実績も少なくありません。
Q. PDFからの情報抽出はできますか？
- 可能です。OpenFlowには、PDF上の矩形位置を指定して、その範囲に入っているテキスト文字列を抽出する機能があります。
検索用データベースの構築や、必要部分のみの抽出などで威力を発揮します。 - 具体例としては、Office文書や業務アプリケーションの帳票データをPDF化する際に情報抽出を行い、検索用データベースを同時作成(特許出願中)するなど、強力なツールとしてご利用いただけます。
- 契約書類、マニュアル、製造書類、研究論文集･学会誌、などこれまで蓄積された大量のドキュメントを基に、新たなデータベースを構築する際などのデータ抽出に、お勧めしている機能です。